Quản lý tài liệu trong doanh nghiệp bằng phần mềm nguồn mở

English | Vietnamese

Rules

Main Forum

Portal

Member Listing

Statistics

Search

Reading Room
[Register]

Login [ | https ]

Forum Index

Thảo luận hệ điều hành *nix

Quản lý tài liệu trong doanh nghiệp bằng phần mềm nguồn mở

[Analyzing] Quản lý tài liệu trong doanh nghiệp bằng phần mềm nguồn mở	08/06/2010 06:49:20 (+0700) \| #1 \| 212749

tranhuuphuoc
Moderator

Joined: 05/09/2004 06:08:09
Messages: 865
Location: Lầu Xanh
Offline

Quản lý tài liệu trong doanh nghiệp bằng phần mềm nguồn mở

1. Giới thiệu
Hiện nay, sự phát triển nhanh chóng của kỹ thuật công nghệ thông tin đã hỗ trợ đắc lực cho nhu cầu truyền tin và khai thác thông tin dữ liệu của nhân loại. Trong đó, hệ thống thông tin điện tử Intenet được mọi người quan tâm sử dụng nhiều nhất nhờ tính thông dụng trong việc giao tiếp, tìm kiếm và đọc thông tin bằng tính năng ưu việt của các phần mềm ứng dụng về quản lý, số hóa tài liệu.

Mặt khác dưới góc độ quản lý nhà nước, việc bảo quản và sử dụng có hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với kinh tế, xã hội, lịch sử của mỗi quốc gia và địa phương. Vì vậy, song song với chương trình cung cấp thông tin không thụ động thông qua hệ thống thông tin điện tử Intenet và hệ thống thông tin viễn thông thì việc ứng dụng các công nghệ, kỹ thuật hiện đại vào bảo quản lâu dài các tài liệu có giá trị (dần thay cho phương pháp bảo quản truyền thống) trở thành một nhiệm vụ cấp bách của công tác lưu trữ.

Trong thời buổi CNTT phát triển như vũ bão, thông tin và quản lý thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển của doanh nghiệp. Việc quản lý tài liệu kiểu truyền thống gây khó khăn , phức tạp cho người quản lý bởi hàng ngày có hàng trăm thậm chí hàng ngàn tài liệu được chuyển giao, phân phối từ nơi này đến nơi khác . Mỗi công ty hay mổi tổ chức cơ quan đều có cấu trúc phân cấp các phòng ban khác nhau đồng thời khối lượng dữ liệu của mỗi phòng ban cần quản lý ngày càng gia tăng do đó việc đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin chia sẽ , phân phối dữ liệu giữa các phòng ban và điều phối công việc là rất quan trọng .

Khuyết điểm trong việc quản lý tài liệu kiểu truyền thống
- Thiếu tính chuyên nghiệp
- Bảo mật kém
- Chi phí cao
- Tính rủi ro, thất thoát tài liệu, công văn, giấy tờ xãy ra rất cao
- Phức tạp và khó khăn khi tìm kiếm tài liệu cần tìm

Việc quản lý tài liệu, công văn, giấy tờ kiểu truyền thống như hiện nay trong doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn như :

- Chi phí lâu dài trong việc duy trì mực in, giấy in, giấy fax trong việc quản lý rất lớn
- Thiếu tính chuyên nghiệp khi gởi tài liệu quan trọng vào hộp thư điện tử của các Email server , File Server
- Hợp đồng, công văn cần thiết khi cần phải lục lọi trong catalogue
- Tiêu tốn rất nhiều thời gian, công sức trong việc tìm kiếm công văn, giấy tờ, hợp đồng thuê bao, thông tin khách hàng.

2. Giải pháp
Alfresco là phần mềm nguồn mở theo giấy phép GNU, dùng để quản lý tài liệu hiệu quả, hỗ trợ cho các doanh nghiệp trong việc tổ chức lưu trữ tài liệu điện tử một cách khoa học và hiệu quả nhất .

- Triển khai nhanh
- Dễ dàng sử dụng tương tự như Windows Explorer của Microsoft
- Bảo mật người dùng, nhóm người dùng, tài liệu
- Chia sẽ tài liệu đến người sử dụng
- Tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm hồ sơ, tài liệu.
- Tiết kiệm nguồn nhân lực
- Chi phí thấp
- Làm việc theo phong cách chuyên nghiệp, hiện đại, nhanh chóng, chính xác, hiệu quả phù hợp với tầm vóc của doanh nghiệp.

Hình 1 : Alfresco Community Labs ứng dụng trong doanh nghiệp Viễn thông theo hướng phân tán

Alfresco tích hợp nghệ thuật mã nguồn mở với kỹ thuật Java như Spring, Hibernate, Lucene, MyFaces, JSR-168, JSR-170 và dịch vụ web thành một hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) đơn giản dễ sử dụng và có thể mở rộng được.

Một số tính năng , đặc điểm kỹ thuật
- Khả năng tìm kiếm toàn văn (full-text search) tìm kiếm sâu trong nội dung văn bản. Alfresco cho phép quản lý và tìm kiếm toàn văn các loại văn bản dưới dạng .doc, .xls, .ppt, .html, .xml, .pdf...Đối với những văn bản giấy tờ không thể số hóa hay chưa được số hóa, hệ thống sẽ báo cho người dùng biết các tài liệu này đang nằm ở đâu trong doanh nghiệp. Chức năng này trong Alfresco gần giống với chức năng tìm kiếm thông minh của tập đoàn Google.

- Cung cấp những khả năng như tạo, thay đổi, di chuyển tài liệu trên remote server gần giống như đang làm việc trực tiếp trên những thư mục trong máy tính của mình thông qua CIFS (Common Internet File System), WebDAV (Web-based Distributed Authoring and Versioning) server hay FTP (File Transfer Protocol) server.

- Hỗ trợ đa ngôn ngữ như Anh, Trung, Đức, Pháp, Ý, Nga, Tây Ban Nha, Hà Lan và một số ngôn ngữ các nước khác. (1)

- Alfresco Share Client làm việc với nhiều trình duyệt web khác nhau như Mozilla Firefox, Internet Explorer của Microsoft, Saferi của Apple, Opera của Opera Software và một số trình duyệt khác.

- Phát triển, phù hợp trên nhiều môi trường khác nhau như Windows, *nix, MacOS .

Việc triển khai mô hình số hóa tài liệu, công văn, giấy tờ đến các bộ phận trong doanh nghiệp hàng năm giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được nguồn kinh phí không nhỏ, giúp cho nhân viên tiếp cận với công nghệ hiện đại, số hóa trong việc quản lý tài liệu kiểu truyền thống, nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường, nâng cao thương hiệu, uy tín của doanh nghiệp, tiết kiệm được thời gian, công sức, tối đa hóa trong việc tìm kiếm .

Hiện nay có khá nhiều phần mềm thương mại dùng cho mục đích Document Management như SharePoint Server của tập đoàn Microsoft . Đối với việc sử dụng SharePoint Server do Microsoft phát triển doanh nghiệp tiêu tốn hàng chục ngàn USD cho việc mua bản quyền phần mềm và sở dữ liệu Microsoft SQL Server, các phần mềm bảo mật cho máy chủ, tiện ích cho máy chủ và hệ điều hành Windows server do vậy việc triển khai dự án phần mềm nguồn mở trong doanh nghiệp rất đáng quan tâm, không chỉ đem lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp mà còn sự thành công của doanh nghiệp trong tương lai lâu dài cho doanh nghiệp.

Trang chủ
http://www.alfresco.com/
http://wiki.alfresco.com/wiki/Alfresco_Labs_3

Chú thích :
(1) Để việt hoá tiếng Việt , bạn cần dùng công cụ native2ascii để encoding sang UTF-8

[Analyzing] Quản lý tài liệu trong doanh nghiệp bằng phần mềm nguồn mở	08/06/2010 10:20:16 (+0700) \| #2 \| 212784

vikjava
Elite Member

Joined: 28/06/2004 02:32:38
Messages: 926
Location: NQN
Offline

Hi anh phước !

Hình như cái này trước kia anh có tìm hiểu và đã triển khai. Em nhớ có 1 topic anh hỏi về vấn đề quản lý tài liệu, anh làm bài hướng dẫn triển khai luôn đi anh smilie

p/s: Dạo này qua fpt mập lên được kg nào ko anh giai smilie

[Analyzing] Quản lý tài liệu trong doanh nghiệp bằng phần mềm nguồn mở	08/06/2010 10:38:41 (+0700) \| #3 \| 212786

mR.Bi
Member

Joined: 22/03/2006 13:17:49
Messages: 812
Offline

http://www.knowledgetree.com/ cũng có tính năng tương tự, client hỗ trợ đủ MacOS, Windows và Linux, riêng Windows thì có cả extension có MS Office, rất tiện lợi :-D

All of my life I have lived by a code and the code is simple: "honour your parent, love your woman and defend your children"

[Analyzing] Quản lý tài liệu trong doanh nghiệp bằng phần mềm nguồn mở	08/06/2010 11:27:00 (+0700) \| #4 \| 212790

TQN
Elite Member

Joined: 29/06/2006 22:28:01
Messages: 888
Location: Biết làm chi ?
Offline

Mấy năm trước có 1 thằng bạn làm IT bên Úc về thăm nhà, có nói và rủ (hay rũ ha) tui làm các dự án dạng này. Nhưng lúc đó tui thấy nó xa vời quá. Không biết bây giờ tiềm năng lãnh vực này ra sao ?

[Analyzing] Quản lý tài liệu trong doanh nghiệp bằng phần mềm nguồn mở	08/06/2010 12:18:01 (+0700) \| #5 \| 212793

tranhuuphuoc
Moderator

Joined: 05/09/2004 06:08:09
Messages: 865
Location: Lầu Xanh
Offline

vikjava wrote:

Hi anh phước !

Hình như cái này trước kia anh có tìm hiểu và đã triển khai. Em nhớ có 1 topic anh hỏi về vấn đề quản lý tài liệu, anh làm bài hướng dẫn triển khai luôn đi anh

p/s: Dạo này qua fpt mập lên được kg nào ko anh giai

Bài viết này anh viết theo hướng phân tích, tư vấn các giải pháp cho doanh nghiệp không đi theo hướng cụ thể cách triển khai, cài đặt em . Alfresco triển khai rất dễ dàng, nhanh chóng, chỉ cần download bộ cài đặt All-in-one về là xong hoặc nếu em muốn built từng thứ từ việc đầu tiên em cần bắt đầu xây dựng Java SE JDK, MySQL, Apache Tomcat,...trên máy chủ của mình . Cám ơn em, anh vẫn khoẻ, vẩn ốm nhom ốm nhách như cuối năm 2009 anh em HVA gặp nhau, nhậu nhẹt có phần nhiều hơn trước tăng 2-3 là chuyện bình thường .

TQN wrote:

Mấy năm trước có 1 thằng bạn làm IT bên Úc về thăm nhà, có nói và rủ (hay rũ ha) tui làm các dự án dạng này. Nhưng lúc đó tui thấy nó xa vời quá. Không biết bây giờ tiềm năng lãnh vực này ra sao ?

Theo như em thấy nó rất khó triển khai đại trà được vì với những công ty, doanh nghiệp nhỏ thì họ không cần thiết lưu trữ tài liệu, công văn, giấy tờ, hợp đồng,...cho tốn kém. Theo em thấy nó thích hợp với các trường học, các công ty có phiên giao dịch với khách hàng thông qua hợp đồng mua bán hoặc xây dựng thư viện điện tử cho doanh nghiệp. Nhưng bù lại nó có chức năng giao việc cho nhân viên khá hay. smilie

[Analyzing] Quản lý tài liệu trong doanh nghiệp bằng phần mềm nguồn mở	08/06/2010 15:11:13 (+0700) \| #6 \| 212806

tranhuuphuoc
Moderator

Joined: 05/09/2004 06:08:09
Messages: 865
Location: Lầu Xanh
Offline

mR.Bi wrote:

http://www.knowledgetree.com/ cũng có tính năng tương tự, client hỗ trợ đủ MacOS, Windows và Linux, riêng Windows thì có cả extension có MS Office, rất tiện lợi :-D

KnowledgeTree không so sánh được với Alfresco Community Labs ở điểm :

Nhóm lãnh đạo đầu tiên của dự án John Newton (giám đốc dự án phần mềm) và John Powell có kinh nghiệm trong lĩnh vực Document management nhiều năm và làm việc cho các tổ chức , tập đoàn lớn trên thế giới như Oracle, Documentum . Trải qua thời gian cùng với sự trợ giúp đắc lực của cộng đồng sử dụng mã nguồn mở, kỹ sư, lập trình viên, Alfresco đã phát triển vượt bậc, tận dụng tối đa các kỹ thuật nguồn mở và sự đóng góp từ phía cộng đồng để đưa ra một sản phẩm có chất lượng cao, nhanh hơn và chi phí thấp hơn .

- Alfresco Community Labs dùng kỹ thuật mã nguồn Lucence để tìm kiếm toàn văn . Với công cụ mã nguồn này ta có thể tìm kiếm tài liệu từ lâu ngày , rất linh hoạt và mạnh mẽ. Phần này là phần quan trọng nhất đối với doanh nghiệp có sử dụng văn bản, công văn, giấy tờ, hợp đồng mua bán,... giao dịch trong 1 thời gian ngắn, khi cần lục lại, tra cứu ta có thể tìm kiếm dễ dàng trong khi đó dùng các cơ sở dữ liệu khác thì nó chỉ tìm kiếm dữ liệu đã được lưu trong nó . Cơ chế tìm kiếm như của Google và duyệt tài liệu giống như đang xem hộp thư điện tử của Yahoo! .

- Chức năng điều hợp, phân chia công việc cụ thể, rõ ràng . Ban giám đốc, trưởng phòng cần điều phối công việc của mình , giao việc cho nhân viên cấp dưới quyền thì có thể dùng chức năng trong Alfresco Community Labs.

- Tích hợp LDAP (Light Weight Access Protocol) nhằm truy vấn kiểm tra tính toàn vẹn, xác minh của người dùng, giúp cho việc tìm kiếm thông tin nhanh chóng, đạt hiệu xuất cao, ít tốn tài nguyên.
- Một phần mã nguồn sử dụng CSS (Cascading Style Sheets) giúp cho trang web được gọn gàng, dễ nhìn, bố cục trực quan, rút gọn thời gian lập trình viên phát triển dự án cũng như trong quá trình tải nội dung từ máy chủ về máy tính của client thông qua trình duyệt client.

- Mở rộng được với một số ứng dụng khác như Liferay Portal và Zimbra Collaboration Suite (Zimbra groupware họ cũng dùng Lucence)

[Analyzing] Quản lý tài liệu trong doanh nghiệp bằng phần mềm nguồn mở	19/10/2011 10:02:57 (+0700) \| #7 \| 248834

konamij
Member

Joined: 29/09/2011 08:21:53
Messages: 2
Offline

Em chào các bác ạ smilie

Năm nay e 21t là sv lập trình java mới ra trường. E bập bẹ đi xin việc thì đc 1 cty giao 1 bài test như này ạ:
[color=red]Tên Project: Viết chức năng quản lý Quota cho người dùng cho Alfresco.
Mô tả: hiển thị thông tin về dung lượng lưu trữ người dùng đã sử dụng.
Chức năng này các em có thể sử viết dưới dạng một module ( AMP) hoặc 1 applet, hay hiển thị trong phần thông tin cá nhân.[/color]
có thể nói alfresco rất mới vs e. Qua google và HVA e biết đc Alfresco là hệ thống quản lý nội dung mã nguồn mở dành cho doanh nghiệp. Nhưng e vẫn rất ngu ngơ ạ smilie

Vì thời hạn giao nộp bài ngắn nên e mong các Bác giúp e cách cài đặt alfresco để e có thể viết đc module và tích hợp cho alfresco theo đúng yêu cầu nhà tuyển dụng ạ smilie

thanks các bác nhìu nhìu smilie

[Analyzing] Quản lý tài liệu trong doanh nghiệp bằng phần mềm nguồn mở	19/10/2011 13:47:35 (+0700) \| #8 \| 248851

angel_of_devil
Member

Joined: 23/10/2004 14:57:09
Messages: 154
Offline

Open Source đều có hướng dẫn cài đặt rất cụ thể, bạn search ở homepage trước khi post bài chưa?

Ngoảnh nhìn lại cuộc đời như giấc mộng
Được mất bại thành bỗng chốc hoá hư không

[Analyzing] Quản lý tài liệu trong doanh nghiệp bằng phần mềm nguồn mở	19/10/2011 15:10:32 (+0700) \| #9 \| 248852

cadaochoem
Member

Joined: 29/08/2008 11:25:45
Messages: 57
Offline

hay quá hay quá, cảm ơn tranhuuphuoc.
hồi trước cũng làm 1 soft trên VB, nhưng chẳng được 1/1000 như thế này.

[Analyzing] Quản lý tài liệu trong doanh nghiệp bằng phần mềm nguồn mở	19/10/2011 18:28:34 (+0700) \| #10 \| 248863

tmd
Member

Joined: 28/06/2006 03:39:48
Messages: 2951
Offline

Nhóm phần mềm này quản lý dữ liệu có cấu trúc theo kiểu dự án, kiểu bản vẽ kiến trúc, xây dựng hạ tầng cơ bản, quy trình sản xuất tốt.

3 giai đoạn của con... người, ban đầu dek biết gì thì phải thăm dò, sau đó biết rồi thì phải thân thiết, sau cùng khi quá thân thiết rồi thì phải tình thương mến thương. Nhưng mà không thương được thì ...

[Analyzing] Quản lý tài liệu trong doanh nghiệp bằng phần mềm nguồn mở	19/10/2011 20:48:13 (+0700) \| #11 \| 248865

konamij
Member

Joined: 29/09/2011 08:21:53
Messages: 2
Offline

Vâng e vẫn đag tìm hiểu ở homepage đây ạ. Nhưng e vẫn mún hỏi cái tiền bối cho nó chắc và mau lẹ ạ smilie

Go to:

Users currently in here
1 Anonymous